Dirulaguntzak

Nola optimiza genezake diru-laguntzen eskaerak baloratzeko prozesua esleipen-epeak murrizteko eta teknikariei beren lana balio erantsi handiagoko zereginetan zentratzen laguntzeko, ebaluazioen analisia, egituraketa eta sendotasuna erraztuko duten tresnen bidez?

Erakundea

Deitzailea: Gipuzkoako Foru Aldundia

Erronkaren jabea den taldea: Administrazioaren Berrikuntzarako Zuzendaritza Nagusia

Dirulaguntza irudia

Azpierronkak

Erronka bost aukera-lerrotan egituratzen da. Ez da espero soluzio berak nahitaez azpierronka guztiak estaltzea, baizik eta parte hartzen duten erakundeek horietako batean edo batzuetan oinarritutako ikuspegiak proposatu ahal izatea. Hala ere, 1. eta 4. azpierronkak bereziki garrantzitsutzat jotzen dira pilotuarentzat, teknikarien karga operatiboa murriztean duten eragin zuzenagatik.

1. azpierronka: Informazioaren egituraketa eta interpretazioa

Nola eralda genezake dokumentazio heterogeneoa ebaluatzeko informazio egituratu eta prest?

Gaur egun, eskaera bakoitza hainbat formatutan iristen da: online inprimaki bat (CSV edo Excelera esportagarria), memoria tekniko bat PDF edo Word formatuan, gaztelaniaz edo euskaraz idatzita egon daitekeena, eta aurrekontu bat Excelen, nahiz eta dokumentu-egitura zehatza aldatu egiten den deialdiaren arabera. Dispertsio horren ondorioz, teknikariek dokumentu guztiak errepasatu eta eskuz antolatu behar dituzte, espedientearen irudi osoa eraikitzeko, hura ebaluatzen hasi aurretik. Gainera, formularioan eta memorian agertzen den informazioa ez da beti koherentea elkarren artean, eta horrek egiaztapen geruza gehigarri bat gehitzen du. Azpierronka hau pilotuaren lehentasun nagusietako bat da: informazio hori guztia deialdi bakoitzaren irizpideekin bat datorren ikuspegi egituratu batean finkatzea, teknikariek ebaluazioa oinarri argiago, osoago eta kontrastatuago batekin hasi ahal izan dezaten.

2. azpierronka: Jarraipena eta konparazioa aurreko eskaerekin

Nola erraztu genezake eskaeren jarraipena eta balorazioa aurreko edizioetako datuetatik abiatuta, teknikarien koherentzia eta ezagutza ziurtatzeko?

Diru-laguntzen eskabideen balorazio teknikoak egiten dituzten teknikariek zailtasunak dituzte erakunde eskatzaileek aurreko edizioetan egindako proposamenak ezagutzeko eta irizpideei eta deialdi bakoitzari buruzko balorazio koherentea emateko. Dokumentazioa eskuragarri dago dirulaguntzen aplikazio korporatiboan, baita zerbitzuaren sareko karpetetan ere, hainbat formatutan. Helburua dokumentazio horren tratamendua erraztea da, jasotako proposamenen balorazioak modu koherenteagoan egin ahal izateko, ahal den neurrian balorazioen gehiegizko heterogeneotasuna saihestuz eta denboran jarraipena hobetuz.

3. azpierronka: Diru-laguntza deialdiko irizpideak ateratzea eta laguntza bidez egituratzea

Deialdi baten oinarriak kontuan hartuta (batez ere, GAOn argitaratutako testuan oinarrituta), posible al da eskaera bakoitzean ebaluatu beharreko irizpide guztiak identifikatzea, lagunduta?

Normalean, diru-laguntzen deialdien oinarriek argi eta garbi adierazten dituzte eskatzaile bat aurkezteko eskatzen diren ebaluazio-irizpide guztiak. Beraz, Adimen Artifizial Sortzailean oinarritutako tresna bat eskatzen da, baloratu beharreko irizpide guztiak automatikoki atera eta egituratuko dituena. Zeregin horren helburua da izapidetze-prozesua egituratzea eta ebaluazio-denborak murriztea.

4. azpierronka: Irizpideen balorazio lagundua

Nola automatiza genezake irizpide objektiboen puntuazioa eta nola sor genezake teknikariek berrikusi eta balidatu ditzaketen kualitatiboetarako ebaluazio proposamen bat?

Ebaluazio-irizpideak bi motatakoak dira: helburuak (betetzen ditu/ez ditu betetzen, edo kuantifikagarriak dira, eskura dauden baliabideen araberako puntu gisa) eta subjektiboak (objektibizatzeko deskribapen orientagarria dute). Gaur egun, zutabe ugariko Excel batean puntuatzen dira biak eskuz, eta horrek sendotasunik ezak sortzen ditu teknikarien artean, eta neurriz kanpoko denbora hartzen dute zeregin mekanikoetan. Azpierronka hau pilotuaren beste lehentasun nagusietako bat da. Ildo hori lantzen duten soluzioek irizpide objektiboen puntuazioa partzialki, gutxienez, automatizatzeko aukera ematea espero da, eta, horrez gain, irizpide kualitatiboetarako ebaluazio arrazoitua proposatu ahal izatea, betiere azken erabakia zerbitzuaren esku utzita.

5. azpierronka: Sendotasuna, trazabilitatea eta eskalagarritasuna

Nola ezar genitzake oinarriak soluzioa auditagarria eta eskalagarria izan dadin deialdi gehiagotara?

Baloratuko da soluzioa diseinatzean, ondorengo fase batean, balorazioak trazatu eta berrikusi ahal izatea, tresna hainbat deialdiren errubrika espezifikoetara egokitu ahal izatea, berkonfigurazio tekniko konplexurik gabe, eta arlo pilotuetatik harago beste dirulaguntza lerro batzuetara eskalatzeko ahalmena izatea. Ez da espero hori pilotuan erabat konponduta geratzea, baina bai proposamenak azaltzea nola eboluzionatu litekeen hasierako baliozkotzea arrakastatsua bada.

Testuingurua

Gipuzkoako Foru Aldundiko Administrazioaren (GFA) Berrikuntzako Zuzendaritza Nagusiak erronka bat sustatzen du kudeaketa publikoa sinplifikatzeko eta burokratizatzeko estrategiaren barruan. GFAk urtero 208 diru-laguntza lerro baino gehiago deitzen ditu enpresa, elkarte, erakunde eta, oro har, herritarrentzat. 2025ean bakarrik, 6.478 eskaera izapidetu ziren, eta horietatik 4.504k finantzaketa jaso zuten.

Eskaera horiek baloratzeko prozesua talde tekniko espezializatuei dagokie, eta, gaur egun, hainbat dokumentu eta tresnaren artean nabigatu behar dute ebaluazio bakoitza osatzeko. Pilotuak ondo bereizitako eskaera profilak dituzten bi arlo izango ditu ardatz:

  • Berrikuntza: nagusiki irizpide kualitatiboak dituzten deialdiak, non teknikariek memoria zabalak aztertzen dituzten eta proiektuak aurreko edizioekin eta beste testuinguru batzuetako ekimenekin kontrastatzen dituzten.
  • Kirolak: batez ere datu kuantitatiboak dituzten deialdiak, eskaera eta justifikazioa aldi berean aurkezten dituztenak.

Bi profil horiek soluzioaren aldakortasuna baliozkotzeko aukera ematen dute, Aldundiaren gainerako lerroetara eskalatu aurretik.

Identifikatutako arazoa

Oztopo nagusia ez da ebaluazio-irizpiderik eta dokumentaziorik eza, baizik eta informazio garrantzitsua arin eta egituratuta eskuratzeko zailtasuna. Eskaerek beharrezko informazio guztia jasotzen duten arren, informazio hori oso formatu eta kalitate desberdinetako dokumentuetan sakabanatuta iristen da, eta, ondorioz, teknikariek beren denboraren zati handi bat prestakuntza lanetan eman behar dute, ebaluatzen hasi aurretik.

Praktikan, egoera horrek arazo hauek sortzen ditu:

  • Dokumentuak sakabanatzea: espediente bakoitza formatu desberdinetan irits daiteke, deialdiaren arabera: normalean, iberDok inprimaki bat, CSV edo Excelera esportatzeko modukoa; memoria bat, PDF edo Word formatuan, gaztelaniaz edo euskaraz; eta aurrekontu bat Excelen, automatikoki lotzen edo kontrastatzen dituen mekanismorik gabe.
  • Eskuz egiaztatzea: baloratu aurretik, teknikariek egiaztatu behar dute espedientea osatuta dagoela eta dokumentuen arteko informazioa koherentea dela. Zeregin horrek denbora behar du, eta akatsak edo omisioak izan ditzake.
  • Heterogeneotasuna balorazioan: irizpide kualitatiboen balorazioa teknikari bakoitzaren interpretazio indibidualaren araberakoa da. Langileen txandakatzeak arazo hori larriagotzen du, aurreko deialdiei buruzko ezagutza metatua maiz galtzen baita.
  • Eraginkortasun operatibo txikia: informazioa antolatzen eta irizpide objektiboak eskuz puntuatzen emandako denborak mugatu egiten du taldeak analisi kritikoan eta diruz lagundutako proiektuen jarraipenean zentratzeko duen gaitasuna.
  • Esleipen-epe luzeak: zenbat eta beranduago ebatzi deialdi bat, orduan eta beranduago iristen dira funtsak gizarte- eta ekonomia-sarera, laguntza publikoen benetako eraginkortasuna murriztuz eta diruz lagundutako proiektuen garapena zailduz.

Inplikatutako eragileak

Erronka honetan hainbat profilek hartzen dute parte:

  • Administrazioaren Berrikuntzarako Zuzendaritza Nagusia (GFA): erronkaren sustatzailea eta dirulaguntzen tresna korporatiboaren arduraduna.
  • Kirol Zuzendaritza Nagusia (GFA): tresnaren erabiltzaile zuzena Kiroletako deialdietan. Bere talde teknikoak soluzioa gidatuko du diru-laguntza lerroetan, profil kuantitatiboagoarekin, eta eskaera eta justifikazioa aldi berean aurkeztuko dira.
  • Berrikuntzako Zuzendaritza Nagusia (GFA): tresnaren erabiltzaile zuzena Berrikuntzako deialdietan. Bere talde teknikoak soluzioa gidatuko du bere dirulaguntza lerroetan, batez ere irizpide kualitatiboak eta memoria handiak dituztenak.
  • IZFE (Gipuzkoako Foru Aldundiko Informatika Zerbitzuen Foru Elkartea): aliatu teknologiko gisa jarduten du, arkitektura teknikoa eta beharrezko datu egitura definituz eta soluzioa foru sistemekin integragarria izango dela ziurtatuz.
  • Administrazioaren Berrikuntzako Zuzendaritza Nagusia eta Estrategiaren Zuzendaritza Nagusia (GFA): Gipuzkoa GovTechen proiektua bultzatzen ari diren zuzendaritzak dira, eta proiektuaren metodologia aplikatzen ari dela gainbegiratzeaz eta pilotua behar bezala gauzatzeko laguntza eskaintzeaz arduratuko dira.
  • Enpresak, elkarteak, erakundeak eta herritarrak oro har, eskatzaileak: Erronkaren zeharkako erakunde onuradunak dira. Ebazpen azkarragoa eta kalitate handiagokoa izateak aukera ematen die beren jarduerak ziurtasun handiagoz planifikatzeko eta funtsak epe zentzuzkoagoetan jasotzeko.

Materialak eta tresnak

Jarraian, Aldundiaren egungo ingurune teknologikoa deskribatzen da, testuinguru gisa. Sistema horiekin integratzea ez da pilotuaren baldintza bat, baina parte hartzen duten erakundeek horren berri izan behar dute, beren proposamenak errealistak izan daitezen eta ondorengo balizko hedapenarekin bateragarriak izan daitezen.

  • Diru-laguntzen aplikazioa: diru-laguntzen deialdietako eskaerak kudeatzen dituen aplikazio korporatiboa, erakunde eskatzaileek eskatutako dokumentazioa aurkezteko. Eskabideen dokumentazio administratibo eta teknikoa biltzen duen dokumentu-gordailu bat du.
  • Online formularioaren gordailua (iberDok): Inprimakiak CSV edo Excel formatuan esporta daitezke.
  • Microsoft Excel: egungo balorazio-tresna zentrala. Deialdi bidez, ebaluazio-errubrikak dituzten liburu espezifikoak sortzen dira, non kudeatzaileek puntuazioak eta iruzkinak eskuz sartzen dituzten.
  • Microsoft ekosistema (Copilot, Teams, SharePoint): Aldundiak Microsoft ingurunearekin lan egiten du. Epe luzera, soluzioa ekosistema horretan modu naturalean integratu ahal izatea baloratuko da, baina ez da baldintza pilotuarentzat.

Azpiegiturari dagokionez, hautatutako erakundeak proposamen egokia aurkeztu beharko du pilotuaren eskura. Soluzioak GFAren autonomia bermatu behar du: ezingo da mendekotasun teknologikorik sortu ezein hornitzailerekin, eta Aldundiak, IZFEren bidez, tresna egokitzeko eta eboluzionatzeko gaitasuna gorde beharko du. Espedienteek datu pertsonalak eta sentikorrak dituztenez, soluzioak datuak babesteko araudia, indarrean dagoen Segurtasun Eskema Nazionala (SEN) eta Gipuzkoako Foru Aldundiaren AArako Kode Etikoa bete beharko ditu.

Zeren bila gabiltza?

Soluzio teknologiko berritzaileak bilatzen dira, ahal dela Adimen Artifizialean eta hizkuntza naturalaren prozesamenduan oinarrituak, azpierronketan planteatutako lerro bati edo batzuei laguntzeko gai direnak. Pilotuak irismen mugatua du, eta erabilgarri dagoen finantzaketarekin proposamen zehatz eta bideragarri bat baliozkotzean zentratu beharko da, bereziki informazio dokumentalaren egituraketaren eta/edo irizpide objektiboen balorazio lagunduaren inguruan.

Erakunde hautagaiak argi eta garbi azaldu beharko du fase honetan gidatzea proposatzen duen erronkaren zer zati eta zer gaitasun gara litezkeen soluzioaren etorkizuneko eskalagarritasunean.

Proposatutako ikuspegiaren arabera, soluzioak gaitasun hauetako bat edo batzuk jorratu ahal izango ditu:

  • Dokumentuak finkatzea: eskabide baten dokumentu motak irenstea (normalean CSVn edo Excelen esportatutako inprimaki bat, memoria bat PDFn edo Word-en gaztelaniaz edo euskaraz, eta dokumentazio ekonomikoa Excelen) eta informazio garrantzitsua aurkeztea, deialdiaren irizpideen arabera antolatuta. Dokumentu-egitura aldatu egiten da deialdien artean, eta, beraz, konponbideak behar bezain malgua izan behar du egokitzeko.
  • Inkoherentziak eta osotasunik eza detektatzea: dokumentuen arteko informazioak kontraesanak dituen edo eskatutako eremuak falta diren identifikatzea, talde teknikoak ebaluazioa hasi aurretik detektatu ahal izateko.
  • Balorazio irizpideak automatikoki ateratzea eta egituratzea: deialdiaren oinarrietatik abiatuta, eskaera bakoitzaren ebaluazioan kontuan hartu beharreko irizpideak identifikatzea.
  • Irizpide objektiboen puntuazio automatikoa: dagoeneko egituratuta dagoen informaziotik abiatuta, tresnak gai izan behar du automatikoki betetzeko/ez betetzeko irizpideak eta irizpide kuantifikagarriak aplikatzeko, balorazio prozesuko zeregin mekanikoena murriztuz.
  • Irizpide kualitatiboetarako proposamen arrazoitua: taldeak berrikusi, zehaztu eta balidatu ditzakeen irizpide subjektiboetarako proposamen argudiatua sortzea, bere irizpide profesionala inola ere ordezkatu gabe.
  • Trazabilitatea eta konparagarritasuna: balorazioen erregistroa eta deialdi bereko aurreko edizioekin alderatzeko gaitasuna.

Horrez gain, positiboki baloratuko da proposamenak azaltzea zer bilakaera izan dezaketen gaitasun hauek pilotua eskalatuz gero:

  • Eskalagarritasunera bideratutako diseinua: soluzioa deialdi berrietara eta, etorkizunera begira, Aldundiaren dokumentu-kudeaketako beste tipologia batzuetara egokitzea ahalbidetuko duen arkitektura.
  • Proposamena txosten formatura eramatea: dokumentu bat edo laburpen ikuspegi bat sortzea, teknikariek aztertu eta baliozkotu ondoren, balorazio batzordean aurkezteko oinarri gisa balio dezakeena.

Zer lortuko duzu

Hautatutako erakundeak pilotu bat garatu ahal izango du benetako ingurune batean, erronka sustatu duen taldearen laguntzarekin, 14.999€ (+BEZ) pilotuarentzako finantzaketa eskuratuz.

Prozesuan sartzen dira laguntza teknikoa eta estrategikoa, beharretara egokitutako mentoretzak eta ezarpenaren jarraipena. Gainera, soluzioek ikusgarritasuna jasoko dute programaren kanalen bidez, baita Demo Egunak bezalako ekitaldi espezifikoetan ere.

Prozesua eta epeak

Proposamenak aurkezteko epea ekainaren 2ko 16:00ak arte egongo da zabalik.

Kontsultak egin daitezke retos@gobe.studio helbide elektronikora mezu bat bidaliz maiatzak 29ko 15:00ak arte. Deialdiko kontsulten atala ere bisitatu daiteke.

Zalantzarik izanez gero, Gipuzkoako Foru Aldundiak InfoEguna ospatuko du, Gipuzkoako GovTech programan argitaratutako 3 erronka irekiak eta erronka jabeak sakon ezagutzeko ekitaldia. Ekitaldia maiatzaren 26an izango da, 10:00etan, Gipuzkoako Foru Aldundiko GUNEA aretoan (Gipuzkoa plaza, z/g,) Donostian, eta streaming bidez ikusteko aukera izango da.

PDF aurkezpena

Ikusi bideoa

Hautaketa prozesua

Hautagaitza itxi ondoren, 5 eta 7 erakunde erdifinalisten artean aukeratzeko proposamen guztiak ebaluatuko dira, eta ekainaren 11tik 12ra bitartean online pitching erronda batera igaroko dira.

Saio horien ondoren, Donostiako beste saio presentzial batzuk izango dira, 3 finalistekin, ekainaren 18tik 19ra.

Deskargatu erronkaren fitxa