¿Qué forma tienen los documentos notariales?

En cuanto a su forma, los documentos notariales aparecen casi siempre agrupados en volúmenes en los que las escrituras notariales se encuentran cosidas una detrás de otra en orden cronológico. A la agrupación de todas las escrituras pasadas ante un escribano en un año se le denomina protocolo, aunque, por extensión, se considera habitualmente protocolo a cualquier agrupación de escrituras ordenadas cronológicamente en un volumen, independientemente del período de tiempo que abarcan las escrituras.

Cada volumen suele estar identificado de manera que conozcamos quién es el escribano o notario que lo creó, y, además va acompañado de la signatura que lo identifica.

Muchas veces las propias portadas del protocolo nos indican que escrituras se conservan en su interior.

Dentro de cada protocolo se encuentran muchas escrituras, hasta 500 ó 600 en algunos casos. Cada una de estas escrituras es el reflejo de un negocio jurídico: un testamento, un contrato matrimonial, una compra-venta, etc. Muy a menudo las escrituras van encabezadas por un pequeño resumen del asunto.

Muchos de estos protocolos incluyen índices que los propios escribanos o notarios confeccionaron como sistema de localización de las escrituras.

Esos índices están digitalizados y se pueden consultar.