Nuestros instrumentos descriptivos hoy en día
A fecha de hoy los instrumentos descriptivos del Archivo son:(Es necesario tener en cuenta que unos son inventarios, es decir, se han identificado conjuntos de documentos, pero no documento a documento; y los otros son catálogos, es decir, expedientes o documentos identificados individualmente, aunque sea de forma resumida. Todos los fondos de archivo están inventariados, mientras que mediante los catálogos sólo están descritos alrededor del 10% de los fondos; de los aproximadamente 6.000.000 documentos que tenemos, unos 600.000)
Justicia (En rojo instrumentos que solo se pueden consultar en el archivo, en azul los consultables en Internet).
Fondos de Justicia Inventario (72.801 registros de procedimientos judiciales)
Establecimientos penitenciarios de Gipuzkoa Catálogo de los expedientes de internos, 15.300 expedientes (100%)
Fondos notariales (En rojo instrumentos que solo se pueden consultar en el archivo, en azul los consultables en Internet).
Inventario del Distrito Notarial de Bergara Inventario (siglo XVI-1921)
Inventario del Distrito Notarialde Azpeitia Inventario (siglo XVI-1921)
Inventario del Distrito Notarial de San Sebastián Inventario (siglo XVI-1921)
Escrituras notariales de Azpeitia, Azkoitia y San Sebastián Catálogo (127.133 registros)
Catálogo de escrituras singulares (ca. 10.000 escrituras)
Catálogo de mapas, planos y dibujos del archivo (1.391 unidades)
Gipuzkoa y el mar en el siglo XVI (Elcano y su tiempo) (20.091 escrituras)
Descripción de los protocolos de las escribanías de Zumarraga (18.427 escrituras)
Catálogo (vía cata) de escrituras relativas a emigración a América en el siglo XIX (ca. 1.700 escrituras)
Catálogo de testamentos y contratos matrimoniales en los protocolos del siglo XIX de Oñati (2.430 escrituras)
Catálogo de cubiertas de protocolos procedentes de códices en pergamino (276 pergaminos)
- Índices (sólo el 7% de los fondos con este detalle, 208.000 escrituras de un total aproximado de 3.000.000)
- Índices coetáneos (índices redactados por los propios escribanos y notarios), más del 60% del total de escrituras conservadas.
Fondos registrales - Contadurías de Hipotecas (En rojo instrumentos que solo se pueden consultar en el archivo, en azul los consultables en Internet).
Administración periférica del estado (En rojo instrumentos que solo se pueden consultar en el archivo, en azul los consultables en Internet).
Meteorologia, Inventario, 1903 espediente
Delegación provincial de comercio de San Sebastián Inventario parcial 1982-1998
Comisaría General de Abastecimientos y Transportes Inventario parcial 1941-1984
Instituto Nacional de Estadística en Gipuzkoa (INE) Inventario 1877-1969
Hacienda del Estado en Gipuzkoa Inventario parcial (≈13.000 registros), 1862-1977, 5.395 cajas, 6.223 libros [1.200 metros lineales]
Gobierno Civil - Subdelegación del Gobierno Inventario parcial (≈42.000 registros) 1921-2009 6.499 cajas, 287 libros; 850 ml
Delegación Provincial de Urbanismo de Gipuzkoa Inventario 1866-1983 15 cajas; 12ml
Delegación Provincial de Trabajo de Gipuzkoa Inventario parcial 1961-2003 64 cjas; 4 libros; 9,75 m
Delegación provincial del Instituto Nacional de Empleo (INEM) 1978-1999 24 cajas; 3,4 ml
- Administración corporativa
Delegación Provincial de la Organización Sindical 1941-1976 29 cajas; 3,75ml
- Educación
Catálogo del archivo de la Universidad de Sancti Spiritus Catálogo (4.335 registros)
Biblioteca de la Universidad Sancti Spiritus de Oñati Catálogo (Katalogo)
- Fondos privados
Fondo Otazu Inventario
Biblioteca Otazu Catálogo
Afectación de bienes del Banco Guipuzcoano Catálogo 1771-1952 ()
- Colecciones especiales
Colección de mapas, planos y dibujos Catálogo
Colección de pergaminos Catálogo
¿Cómo localizar los documentos que nos interesan?, los instrumentos descriptivos.
Desde el archivo tratamos de hacer localizables los documentos a través de los instrumentos descriptivos, que son los instrumentos donde se refleja la información que conocemos sobre los documentos. Es importante que el usuario de un archivo conozca que es lo que puede esperar de estos instrumentos ya que son de naturaleza muy diversa. Consulte la información básica sobre tipos de instrumentos descriptivos y su modo de elaboración.
En el archivo gestionamos, sobre todo y en primer lugar, agrupaciones de documentos, en el caso de los fondos notariales los protocolos. Estas agrupaciones están constituidas en su nivel de mayor detalle por escrituras notariales. A la hora de consultar los fondos notariales es fundamental tener en cuenta los niveles de información desde la agrupación a la escritura ya que, por desgracia y debido al inmenso volumen de escrituras que conservamos, resulta imposible disponer de la información relativa a todas y cada una de las escrituras que conservamos. En nuestros sistemas de consulta se puede localizar la información relativa al 100% de nuestras agrupaciones de documentos notariales, por el contrario, aún pudiendo considerarnos unos privilegiados, solo disponemos de la descripción de aproximadamente el 15% del total de las escrituras que conservamos. Este 15% de escrituras notariales descritas estarán integradas en una base de datos con más de 350.000 registros.
En el caso del 85% de las escrituras restantes deberemos recurrir sistemas de consulta del tipo de 'rastreo' de las agrupaciones, bien consultando directamente los originales en el archivo, bien utilizando los índices coetáneos a los propios documentos.
Es interesante conocer la relación entre las actuales localidades y los fondos de archivo a través de los mapas, como el mapa de fondos notariales o el mapa de fondos de las contadurías de hipotecas.